CIRCOLARE 11 marzo 2010, n. 1

Indicazioni operative per la trasmissione per via telematica dei certificati di malattia,

ai sensi dell'articolo 55-septies del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165,

introdotto dall'articolo 69 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150.

GU n. 112 del 15-5-2010

Alle Amministrazioni pubbliche di

cui all'art. 1, comma 2, del

decreto legislativo n. 165 del 2001

Premessa.

L'art. 55-septies del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, introdotto dall'art. 69 del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150, prevede che il certificato medico attestante l'assenza per malattia dei dipendenti pubblici sia inviato, per via telematica, direttamente all'INPS dal medico o dalla struttura sanitaria pubblica che lo rilascia, secondo le modalità stabilite dalla normativa vigente per la trasmissione telematica dei certificati medici nel settore privato. Una volta ricevuto il certificato, l'INPS lo invia immediatamente, sempre per via telematica, all'amministrazione di appartenenza del lavoratore.

La citata norma specifica che l'inosservanza degli obblighi di trasmissione telematica come sopra descritti costituisce illecito disciplinare e, in caso di reiterazione, comporta il licenziamento o, per i medici convenzionati, la decadenza dalla convenzione.

Le regole tecniche applicabili al settore privato sono contenute nel decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 26 marzo 2008, adottato ai sensi dell'art. 50, comma 5-bis, del decreto-legge 30 settembre 2003, n. 269, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 novembre 2003, n. 326, recante «Attuazione dell'art. 1, comma 810, lettera c), della legge 27 dicembre 2006, n. 296, in materia di regole tecniche e trasmissione dati di natura sanitaria, nell'ambito del Sistema pubblico di connettività», e nel decreto del Ministero della salute, di concerto con il Ministero del lavoro e delle politiche sociali e con il Ministero dell'economia e delle finanze, sentito l'INPS, del 26 febbraio 2010 adottato ai sensi dell'art. 8 del suddetto decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, che definisce le modalità per la predisposizione e l'invio telematico dei dati delle certificazioni di malattia all'INPS per il tramite del Sistema di accoglienza centrale (SAC), reso disponibile dal Ministero dell'economia e delle finanze.

In tale contesto normativo, la presente circolare intende fornire alcune indicazioni operative per l'attuazione delle nuove disposizioni.

Nell'evidenziare i notevoli vantaggi per i lavoratori, che non dovranno più provvedere, entro i due giorni lavorativi successivi all'inizio della malattia, ad inviare tramite raccomandata a/r o recapitare le attestazioni di malattia alle proprie amministrazioni, con la presente circolare si intende:

• dare informazioni ai medici sulle modalità con cui devono essere effettuate la compilazione e l'invio della predetta certificazione;

• dare informazione ai lavoratori del settore pubblico circa oneri e vantaggi della nuova procedura;

• descrivere gli adempimenti delle amministrazioni per la corretta ricezione delle attestazioni di malattia trasmessi per via telematica;

• individuare un periodo transitorio, durante il quale sarà possibile per i medici utilizzare ancora il certificato cartaceo in alternativa a quello redatto e inviato con modalità telematiche;

• fornire informazioni circa le sanzioni previste nel nuovo art. 55-septies del decreto legislativo n. 165 del 2001.

Il certificato e l'attestato di malattia (intendendosi con tale ultima espressione il certificato che non contiene l'esplicitazione della diagnosi in osservanza alla normativa in materia di protezione dei dati personali) sono redatti secondo il fac-simile di cui agli allegati A e B del citato decreto del Ministero della salute del 26 febbraio 2010.

1. Soggetti tenuti alla trasmissione telematica.

Ai sensi dell'art. 55-septies citato, sono tenuti ad effettuare la trasmissione telematica dei certificati i seguenti soggetti:

• i medici dipendenti del SSN;

• i medici in regime di convenzione con il SSN.

Tutte le pubbliche amministrazioni devono adottare le iniziative necessarie per ricevere le certificazioni e provvedere ai conseguenti adempimenti.

2. Sistema di trasmissione dei certificati di malattia.

Tramite il Sistema di accoglienza centrale (SAC), reso disponibile dal Ministero dell'economia e delle finanze, ai sensi di quanto previsto dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 26 marzo 2008, sarà possibile per i medici effettuare le operazioni di predisposizione e invio telematico dei certificati di malattia, nonché le operazioni di annullamento o rettifica di certificati già inviati.

Il medico curante potrà usufruire dei servizi erogati dal SAC in modalità multicanale, in particolare, secondo le seguenti modalità:

 a) il medico potrà utilizzare il proprio sistema software gestionale, opportunamente integrato a cura del fornitore del software medesimo con le funzionalità necessarie, al fine di poter usufruire dei servizi erogati dal SAC per effettuare le operazioni di predisposizione e invio telematico dei certificati di malattia, le operazioni di annullamento o rettifica di certificati già inviati, nonché le operazioni di stampa della copia cartacea dei certificati e dei relativi attestati. Le specifiche tecniche dei servizi erogati dal SAC in modalità web services sono rese disponibili sui siti internet del Ministero dell'economia e delle finanze e dell'INPS, secondo quanto previsto dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 26 marzo 2008;

b) il medico curante potrà procedere alle operazioni di predisposizione e di invio dei dati dei certificati di malattia, alle operazioni di rettifica e annullamento di certificati già inviati, nonché alle operazioni di stampa della copia cartacea del certificato di malattia e dell'attestato di malattia, attraverso apposito sistema WEB. Il sistema WEB consentirà anche di inviare copia in formato pdf del certificato di malattia e dell'attestato di malattia alla casella di posta elettronica, certificata o meno, indicata dal lavoratore, nonché di inviare al numero di cellulare indicato del lavoratore un SMS contenente i dati essenziali dell'attestato di malattia (protocollo, data di rilascio, durata della prognosi, nome e cognome del lavoratore, nome e cognome del medico). L'accesso al sistema WEB e' possibile attraverso link che saranno pubblicati anche sui siti del Ministero della salute, del Ministero dell'economia e delle finanze e dell'INPS. I servizi erogati tramite sistema WEB garantiscono i medesimi livelli di sicurezza di quelli erogati tramite web services;

c) potranno essere resi disponibili ulteriori canali per accedere ai servizi erogati dal SAC, quali, ad esempio, sistemi di call center, anche basati su risponditori automatici. La disponibilità di tali ulteriori canali e le relative modalità di fruizione saranno comunicate attraverso i siti del Ministero della salute, del Ministero dell'economia e delle finanze e dell'INPS.

Ai sensi del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 26 marzo 2008, inoltre, alcune regioni stanno predisponendo Sistemi di accoglienza regionali (SAR) che, una volta operativi, forniranno direttamente ai medici che operano nell'ambito regionale i servizi necessari per effettuare le operazioni di predisposizione e invio telematico dei certificati di malattia e cureranno l'inoltro degli stessi al SAC.

3. Utilizzo del sistema da parte del medico.

Per poter accedere ai servizi erogati dal SAC, il medico deve disporre di apposite credenziali di accesso (costituite da un codice identificativo e da un PINCODE) rese disponibili secondo modalità che saranno comunicate sui siti internet del Ministero dell'economia e delle finanze e dell'INPS.

Una volta completata la procedura di compilazione e di invio del certificato di malattia all'INPS, utilizzando una delle modalità di cui al paragrafo 2, il medico rilascia al lavoratore copia cartacea del certificato e dell'attestato di malattia ovvero, anche in alternativa, inoltra alla casella di posta elettronica o di posta elettronica certificata del lavoratore una copia di tali documenti in formato pdf.

In caso di impossibilità da parte del medico di provvedere alla stampa di copia cartacea del certificato e dell'attestato di malattia ovvero di inoltro alla casella di posta elettronica o di posta elettronica certificata del lavoratore di una copia di tali documenti in formato pdf, il medico provvede comunque a comunicare al lavoratore il numero di protocollo univoco del certificato emesso. A tale fine il medico potrà inviare al numero di cellulare indicato del lavoratore un SMS contenente i dati essenziali dell'attestato di malattia (protocollo, data di rilascio, durata della prognosi, nome e cognome del lavoratore, nome e cognome del medico), utilizzando le funzionalità messe a disposizione dal SAC (lettera b del paragrafo 2).

In caso di indisponibilità dei servizi erogati dal SAC, di cui al paragrafo 2, il medico rilascia al lavoratore il certificato in forma cartacea.

4. Oneri e vantaggi per il lavoratore.

E' cura del lavoratore fornire nel corso della visita al medico curante o alla struttura sanitaria pubblica la propria tessera sanitaria, da cui si desume il codice fiscale.

Il lavoratore deve dichiarare al medico di lavorare presso una delle pubbliche amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo n. 165 del 2001 e deve fornire allo stesso l'indirizzo di reperibilità da inserire nel certificato, se diverso da quello di residenza (o domicilio abituale) in precedenza comunicato all'amministrazione.

Il lavoratore può chiedere al medico copia cartacea del certificato e dell'attestato di malattia, ovvero, anche in alternativa, può chiedere al medico di inviare copia degli stessi alla propria casella di posta elettronica o posta elettronica certificata.

In caso di impossibilità da parte del medico di provvedere alla stampa di copia cartacea del certificato e dell'attestato di malattia ovvero di inoltro alla casella di posta elettronica o di posta elettronica certificata del lavoratore di una copia di tali documenti in formato pdf, il lavoratore deve richiedere al medico il numero di protocollo identificativo del certificato emesso.

L'invio telematico effettuato dal medico soddisfa l'obbligo del lavoratore di recapitare l'attestazione di malattia ovvero di trasmetterla tramite raccomandata a/r alla propria amministrazione entro due giorni lavorativi successivi all'inizio della malattia, fermo restando l'obbligo di quest'ultimo di segnalare tempestivamente la propria assenza e l'indirizzo di reperibilità, qualora diverso dalla residenza o domicilio abituale, all'amministrazione per i successivi controlli medico fiscali.

L'INPS mette immediatamente a disposizione dei lavoratori le attestazioni di malattia relative ai certificati ricevuti. Tramite il proprio codice fiscale e il numero di protocollo del certificato ad esso rilasciato, il lavoratore potrà infatti accedere direttamente al sistema I.N.P.S. per visualizzare il relativo attestato.

5. Trasmissione  dell'attestato  di  malattia  dall'INPS all'amministrazione del lavoratore e adempimenti delle amministrazioni.

L'INPS mette a disposizione dei datori di lavoro le attestazioni di malattia relative ai certificati ricevuti, secondo le seguenti modalità:

a) mediante accesso diretto al sistema INPS tramite apposite credenziali che sono rese disponibili dall'INPS medesimo: entro venti giorni dalla data della presente circolare, il datore di lavoro pubblico dovrà richiedere all'INPS le apposite credenziali di accesso secondo le modalità comunicate dall'INPS medesimo tramite il proprio sito istituzionale;

b) mediante invio alla casella di posta elettronica certificata indicata dal datore di lavoro: il datore di lavoro pubblico deve comunicare il proprio indirizzo di casella di posta elettronica certificata all'istituto nazionale di previdenza (INPS o INPDAP) che gestisce la posizione assicurativa dei propri dipendenti (ovvero ad entrambi nel caso in cui la singola amministrazione abbia dipendenti iscritti sia all'INPS che all'INPDAP), secondo tempi e modalità rese note dall'INPS e dall'INPDAP tramite i rispettivi siti istituzionali.

Previo assenso da parte del lavoratore, il datore di lavoro dovrà inoltrare alla casella di posta elettronica nominativa, ovvero alla casella di posta elettronica certificata CEC-PAC, rilasciata dall'amministrazione al lavoratore medesimo, gli attestati di malattia ad esso relativi entro 24 ore dalla ricezione.

6. Tempi di attuazione e sanzioni per l'inosservanza degli obblighi di trasmissione per via telematica della certificazione medica.

Al fine di garantire l'effettivo adempimento della trasmissione per via telematica dei certificati, considerati i notevoli vantaggi che derivano dall'applicazione del sistema in termini di economicità ed efficienza, il decreto legislativo ha introdotto specifiche disposizioni a carattere sanzionatorio. In proposito, l'art. 55-septies, comma 4, del decreto legislativo n. 165 del 2001 prevede:

«L'inosservanza degli obblighi di trasmissione telematica come sopra descritti costituisce illecito disciplinare e, in caso di reiterazione, comporta il licenziamento o, per i medici convenzionati, la decadenza dalla convenzione in modo inderogabile dai contratti o accordi collettivi».

Per assicurare un'applicazione omogenea della normativa, si ritiene opportuno precisare i tempi e le modalità di attuazione del nuovo sistema, tenuto conto dell'esigenza di una sua introduzione graduale ed uniforme sul territorio nazionale.

A decorrere dal quindicesimo giorno dalla pubblicazione del decreto del Ministero della salute, di concerto con il Ministero del lavoro e delle politiche sociali e con il Ministero dell'economia e delle finanze 26 febbraio 2010 nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, il medico curante procede, in via telematica, alle operazioni di predisposizione e di invio dei dati dei certificati di malattia, alle operazioni di rettifica e annullamento di certificati già inviati, secondo le modalità di cui al paragrafo n. 2.

Per i tre 3 mesi successivi alla pubblicazione del decreto interministeriale di cui al periodo precedente, e' riconosciuta comunque la possibilità per il medico di procedere al rilascio cartaceo dei certificati, secondo le modalità attualmente vigenti.

Al termine del suddetto periodo transitorio, ovvero dei 3 mesi dalla predetta pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, la trasmissione e' effettuata esclusivamente per via telematica.

Per verificare la corretta funzionalità del sistema ed eventualmente operare interventi di messa a punto dello stesso, nel mese successivo allo scadere del periodo transitorio, per la durata di un mese, sarà attuato un collaudo generale del sistema, secondo modalità definite d'intesa con il Ministero della salute e con il Ministero dell'economia e delle finanze, nonché con la partecipazione di tutti i soggetti coinvolti.

La responsabilità per mancata trasmissione telematica del certificato con l'eventuale irrogazione delle sanzioni connesse si configura solo all'esito dei periodi transitorio e di collaudo (complessivamente per un periodo pari a 4 mesi). Sono fatte salve le eventuali fattispecie derogatorie, limitate nel tempo e riferite a specifiche aree territoriali, a carattere eccezionale, da individuare con decreto del Ministro della pubblica amministrazione e l'innovazione, d'intesa con il Ministro della salute e con il Ministro dell'economia e delle finanze, per le quali continua a non essere operativo il regime sanzionatorio per il periodo indicato nel citato decreto.

Le fattispecie di illecito disciplinare riguardano i soggetti tenuti alla trasmissione telematica come indicati nel paragrafo 1, con la precisazione che nei confronti dei medici convenzionati viene in rilievo la responsabilità convenzionale regolata negli appositi accordi.

Premesso che nell'art. 55-septies, comma 4, sono già individuate la struttura dell'illecito, le condotte sanzionate, l'ipotesi di reiterazione, la sanzione del licenziamento ovvero, per i medici in rapporto convenzionale con le ASL, della decadenza dalla convenzione, rimane salva la possibilità per gli accordi ed i contratti collettivi di introdurre eventuali disposizioni integrative nei limiti della norma primaria espressamente qualificata come inderogabile.

Organi competenti ad irrogare le sanzioni sono le ASL da cui dipendono i medici o con le quali i medici sono in rapporto di convenzione (in questo secondo caso, su proposta del collegio arbitrale).

Le amministrazioni che, in qualità di datori di lavoro, abbiano conoscenza della violazione delle norme relative alla trasmissione telematica dei certificati di malattia e, senza corrispondente trasmissione telematica da parte dell'INPS, ricevano dal dipendente un attestato di malattia in forma cartacea, sono tenute a segnalare tale anomalia alla ASL di riferimento entro 48 ore dal ricevimento dello stesso, inviando apposita comunicazione alla casella di posta elettronica certificata dell'azienda di riferimento del medico. Le ASL, per i successivi adempimenti di competenza e ai fini dell'accertamento della reiterazione, possono acquisire elementi informativi anche dall'INPS.

Con riferimento alla struttura dell'illecito disciplinare ascrivibile ai soggetti destinatari degli adempimenti, l'elemento materiale dell'inosservanza degli obblighi di trasmissione per via telematica va ravvisato in una condotta attiva, e cioè nella violazione delle prescrizioni (invio a soggetto diverso, invio in forma cartacea, invio di informazioni incomplete o errate, invio della certificazione con ingiustificato ritardo), ovvero nella totale omissione degli adempimenti richiesti (mancato invio).

Sotto il profilo soggettivo, la colpa, secondo i tradizionali canoni dell'imperizia, della negligenza e dell'imprudenza, va verificata anche in relazione alla disponibilità e al funzionamento dei mezzi telematici richiesti. Costituisce, ad esempio, ipotesi di inesigibilità e quindi di insussistenza dell'illecito disciplinare, l'invio non tempestivo della certificazione medica per temporanea interruzione della connessione internet.

In concreto, nell'irrogazione della sanzione si deve tener conto della gravità della violazione o omissione, nonché del grado della colpa in concreto accertate ed ascrivibili al soggetto obbligato, nel rispetto dei principi di proporzionalità e adeguatezza tra illecito e sanzione.

Si chiarisce, con riferimento alla reiterazione, che la sanzione più grave del licenziamento per il dipendente pubblico o della decadenza dalla convenzione per il medico convenzionato può essere comminata solo in caso di recidiva, ovvero in sede di irrogazione di una nuova sanzione a carico di soggetto già sanzionato per la violazione dell'obbligo di trasmissione telematica dei certificati.

7. Raccomandazioni finali.

Si invitano le amministrazioni destinatarie della presente circolare a voler portare a conoscenza il contenuto della stessa ai propri dipendenti.

In particolar modo si chiede al Ministero della salute, alle regioni e province autonome, alle aziende sanitarie e agli ordini professionali di riferimento di volerne dare diffusione presso gli esercenti la professione medica.

Roma, 11 marzo 2010

Il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione

Brunetta

Registrato alla Corte dei conti il 22 aprile 2010

Ministeri istituzionali - Presidenza del Consiglio dei Ministri, registro n. 4, foglio n. 238